Horaires et coordination des intervenants
Comment mieux gérer les disponibilités et la couverture?
Pour les agences de soins à domicile au Canada, la gestion des horaires relie les disponibilités, les besoins de services et une communication claire. Examinez cette démarche avec votre équipe, puis explorez les processus Medi-Aide pertinents pour votre modèle de fonctionnement.
- 1.Examinez ensemble les disponibilités, les compétences et les besoins de services.
- 2.Attribuez un responsable à chaque visite non couverte et convenez du moment d’escalade.
- 3.Confirmez les changements avec l’intervenant et la personne de contact appropriée.
- 4.Examinez les changements récurrents chaque semaine.
Une absence de dernière minute : de la visite non couverte au plan confirmé
Exemple fictif : un intervenant informe la coordination qu’il ne peut pas assurer une visite du matin. L’horaire indique encore une affectation, mais la couverture n’est plus confirmée. Répétez les étapes suivantes avec des renseignements fictifs et la procédure d’escalade de votre agence.
1. Consigner le changement et désigner un responsable
La coordination indique que la visite nécessite une couverture dans le système approuvé de l’agence. Consignez le moment du signalement, la personne responsable et le délai de la prochaine mise à jour.
2. Examiner les disponibilités appropriées
Vérifiez les disponibilités à jour, les compétences requises, l’heure de visite, les déplacements et les préférences de soins autorisées. Un remplacement proposé doit encore être confirmé; un nom dans l’horaire ne constitue pas un accusé de réception.
3. Confirmer l’affectation et la transmission des consignes
La coordination confirme que l’intervenant accepte l’affectation et peut accéder aux consignes nécessaires. Informez le bénéficiaire de soins ou la personne autorisée par le canal convenu.
4. Transmettre une lacune non résolue au niveau approprié
Si la couverture ne peut être confirmée dans le délai convenu, suivez la procédure d’escalade de l’agence. Gardez un responsable et une prochaine action visibles jusqu’à ce qu’un plan soit convenu; ne marquez pas la visite comme couverte sans confirmation.
Clarifier les responsabilités avant le prochain changement
- Coordination
- Prend en charge la couverture, consigne la décision et s’assure que la transmission des consignes est confirmée.
- Intervenant
- Tient ses disponibilités à jour, confirme l’affectation et signale les changements par le canal convenu.
- Responsable d’agence
- Définit les règles d’escalade et examine les lacunes récurrentes, les changements tardifs et les transmissions non résolues.
Cinq points à vérifier pour la couverture
- Les disponibilités sont-elles à jour et l’affectation répond-elle aux besoins de services?
- Une personne de la coordination a-t-elle accepté la responsabilité de la lacune?
- L’intervenant a-t-il confirmé la visite modifiée et reçu les consignes nécessaires?
- Le bénéficiaire de soins ou la personne autorisée a-t-il reçu la mise à jour appropriée?
- La décision est-elle consignée, avec un responsable de l’escalade si la couverture reste non résolue?
Vérifier si la coordination devient plus simple
Établissez une référence pour le délai de confirmation de la couverture, les changements en attente d’accusé de réception et les lacunes transmises au quart suivant. Réexaminez les mêmes mesures après un petit changement de processus. Il s’agit de mesures opérationnelles suggérées, et non de résultats promis par Medi-Aide.
Questions à poser lors d’une démonstration de logiciel de gestion des horaires
- Pouvez-vous démontrer les disponibilités, une visite non couverte et une réaffectation avec des renseignements fictifs?
- Quelles mises à jour exigent une approbation humaine et comment l’équipe sait-elle qu’une affectation a été confirmée?
- Que peut voir chaque rôle et que se passe-t-il si une mise à jour ou une notification est manquée?
- Quels processus sont disponibles pour notre agence aujourd’hui et quelle configuration ou formation faut-il prévoir?
La présentation existante illustre les processus des agences. Confirmez la disponibilité actuelle et la portée de votre évaluation avec l’équipe Medi-Aide.
Voyez le processus. Posez vos questions pratiques.
Explorez la démonstration des horaires avec votre équipe. Confirmez avec nous les processus démontrables pour votre modèle.
Demander une démonstration guidée →Liste de contrôle des opérations : de la demande à la première visite